Når der opstår en krisesituation, skal beredskabschef Peter Allentoft holde styr på en lang række opgaver og prioritere ressourcerne. Nu har et hold studerende fra AAU har ”været med på arbejde”, og de har foreslået en ny IT-løsning, der kan lette kommunikationen og overblikket for indsatslederen i krisesituationer.
- Det er en god IT-løsning, de studerende har foreslået, og vi kunne med fordel bruge systemet i dagligdagen også. Det ville gøre det lettere at dokumentere indsatsen og opsamle erfaringer, siger beredskabschef Peter Allentoft fra Randers kommune.
Krisesystemet til beredskabet er bare et af mange resultater af et samarbejde mellem studerende i it-ledelse fra AAU og Randers kommunes beredskab. Det er et samarbejde, som begge parter har glæde af.
- For os studerende er det fantastisk, at vi får mulighed for at prøve, hvordan den teknik, vi arbejder med, fungerer i virkelighedens verden, siger Jonas Vestergaard, der studerer cand.it. i it-ledelse på Aalborg Universitet.
I første fase af samarbejdet fra januar til marts i år, har de studerende været med beredskabet på arbejde i beredsskabsafdelingen på Laksetorvet. Her handlede det om at få overblik over arbejdsprocesserne og få øje på nogle gode problemstillinger at arbejde videre med. I den forbindelse opstillede og gennemførte de studerende og beredskabet et simuleret krisescenarie sammen, for at blive klogere på, hvordan tingene fungerer i praksis.
Krisescenarie: Orkanen Bodil
Orkanen Bodil raser. Alvorligt tilskadekomne skal have hjælp, samtidigt er der mange andre opgaver, såsom et tag, der er blæst af og et væltet træ, der spærrer vejen. Midt i arbejdet med at koordinere hjælpen til de tilskadekomne, har indsatslederen telefonkontakt med de frivillige fra beredskabet, som er i gang med mange forskellige opgaver, der haster knap så meget, men som det også er vigtigt at få løst. Det kan for eksempel være at lægge en presenning over et hus, hvor halvdelen af taget er fløjet af, samt flytte væltede træer, der spærrer vejbanen, så trafikken kan flyde igen.
Opgaverne kan vælte ind i en krisesituation, og indsatslederen danner sig løbende et overblik over situationen ved hjælp af computer og overhead projektor, så krisescenariet kan ses på et lærred.
Online styring giver bedre overblik
- I en krise sker alting på en gang, så der er meget, indsatslederen skal have overblik over. Derfor er det ikke hensigtsmæssigt, at informationerne kommer ad så mange forskellige kanaler; telefonopkald, e-mails og så videre, forklarer Jonas Vestergaard fra Aalborg Universitet.
- Det har vi løst ved at lave en prototype af et online situationsstyringssystem, hvor informationerne fra de frivilliges indsats, kommer direkte ind på computeren, siger Jonas Vestergaard.
Konkret kommer der oplysninger om tid og sted for indsatserne, udviklingen, varigheden og hvem der er på stedet. Hvilke køretøjer er der sendt ud til en ulykke eller en brand? Hvor lang tid varer slukningsarbejdet? Er der kemikalier på brandstedet, eller andre vigtige faktorer at tage hensyn til?
En god løsning
Beredskabschef Peter Allentoft er godt tilfreds med de studerendes forslag til en IT-løsning. Det letter overblikket, at indsatslederen automatisk får en række informationer ind på beredskabets computer, i stedet for at skulle indhente alle oplysningerne pr. telefon.
- Desuden bliver der automatisk opsamlet en række informationer om hændelser og indsatser, som vi kan lære af, når vi evaluerer forløbene. Derfor er det vigtigt, at beredskabet bruger onlinesystemet i hverdagen, og ikke alene i krisesituationer, siger Peter Allentoft.
- På den måde kunne vi opsamle værdifulde erfaringer, som vi kunne bruge fremadrettet, siger beredskabschefen.
Som eksempel på begivenheder, det kunne være godt at have haft data fra bagefter, nævner han orkanen Bodil og oversvømmelserne i 2006.
Om beredskabet i Randers kommune får online situationsstyring, vides endnu ikke, men takket være samarbejdet med de studerende, har beredskabet fået nogle øjne udefra til at kigge på arbejdsgangene, og de studerende har fået deres ilddåb med at omsætte teori til praksis.
- I nær fremtid skal vi til møde med statens beredskab om et nyt IT-system, og her vil vi tage nogle af de studerendes forslag med, siger Peter Allentoft.
Flere fokusgrupper
Et af mange spørgsmål, der peger fremad i ”projekt krisestyring” er, om de frivillige beredskabsfolk vil kunne arbejde med en tablet som et redskab i marken.
- Det mener vi helt sikkert, at de kan. Fra starten har vi stillet os selv det krav, at systemet skal være let at gå til, så beredskabsfolkene kan bruge deres tid på indsatsen, der, hvor det gør en forskel, siger Jonas Vestergaard fra AAU, der har fundet frem til IT-løsningen sammen med sine medstuderende; Daniel Testensen, Michael Kristensen, Mette Myrhøj og Emilie Bøgh.
Mens en gruppe studerende har koncentreret sig om kriseberedskabet, har fire andre grupper arbejdet med fakturering, servicering af brandmateriel, en udrykningsoversigt, samt videndeling om brandalarmanlæg.
Beredskabet har fået et godt udbytte af samarbejdet med de studerende fra cand.it. i it-ledelse på AAU.
- Vi skal være modige nok til at undre os i vore kendte vaner og rutiner. Jeg tror, at det vil skabe værdi flere steder i vores organisation, at få klarlagt handlingsmønstre, så jeg kan anbefale andre ved Randers kommune at anvende samarbejdsaftalen med Aalborg Universitet, siger Peter Allentoft.
På billedet: Beredskabschef Peter Allentoft sammen med tre af de studerende fra cand.it. i it-ledelse på Aalborg Universitet; Michael Kristensen, Jonas Vestergaard og Daniel Testensen.
Kontakt
- Beredskabschef Peter Allentoft, mob. 89 15 15 75
- Lektor Keld Pedersen, Aalborg Universitet, mob. 51 14 78 18